Terugbetaling studiekosten aan werkgever

Veel werkgevers betalen de studiekosten van hun werknemers. Voor veel beroepen geldt immers een verplichte (bij) scholing. Denk aan een advocaatstagiaire die zijn verplichte beroepsopleiding moet doen, aan een zij-instromer in het onderwijs die nog een lesbevoegdheid moet halen, aan een monteur die op de hoogte moet blijven van veiligheid en de nieuwste techniek.

Veel werkgevers willen liever niet veel geld in een werknemer steken, die vervolgens met zijn nieuwe vaardigheden bij de concurrent aan de slag gaat of zij willen een stok achter de deur hebben dat hun werknemer ook daadwerkelijk de opleiding gaat doen waarvoor reeds door de werkgever is betaald. Daarom staat in sommige arbeidscontracten een studiebeding waarin wordt overeengekomen dat een werknemer een evenredig deel van de studiekosten moet terugbetalen aan de werkgever indien deze eerder dan een afgesproken periode uit dienst gaat. Dit mag, mits het niet om verplichte scholingskosten gaat en dit van te voren schriftelijk is afgesproken en het aan nog een aantal andere criteria voldoet.

In artikel 7:611a van het Burgerlijk Wetboek staat namelijk dat de werkgever de werknemer in staat stelt om scholing te volgen die noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn functie en, voor zover dat redelijkerwijs van hem kan worden verlangd, voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst indien de functie van de werknemer komt te vervallen of hij niet langer in staat is deze te vervullen.

Sinds 2022 is hier, op grond van Europese regelgeving, ook aan toegevoegd in artikel 7:611a lid 2 dat werkgever verplichte opleidingen kosteloos moeten aanbieden. Onder kosteloos wordt alle kosten begrepen dus ook studiemateriaal, boeken, reiskosten, examengelden etc. En de verplichte studie mag binnen werktijd, dus met behoud van loon, worden gevolgd. Een studiekosten beding is in dit geval nietig.

Alhoewel het niet expliciet vermeldt staat, is het artikel 7:611a een vervolg op artikel 7:611 waarin het goed werkgeverschap en goed werknemerschap staan beschreven. Dit betekent dat de werkgever de werknemer ook echt in de gelegenheid moet stellen om de opleiding redelijkerwijs binnen werktijd te volgen en dat de werknemer een inspaningsverplichting heeft om de opleiding met goed gevolg af te leggen. Let wel, het gaat om een inspanningsverplichting van de werknemer, en niet om een resultaatsverplichting. Het kan namelijk voorkomen dat de opleiding te moeilijk is of dat er gezondheidsproblemen bij de werknemer ontstaan of onvoorziene problemen in de privésfeer waar de werknemer niets aan kan doen maar die wel een succesvolle afronding van de studie in de weg staan.

Er wordt bij verplichte opleiding een onderscheid gemaakt tussen functies met een verplichte startkwalificatie en functies die dat niet hebben, maar waar de werknemer wel een verplichte scholing dient te volgen om zijn beroep goed uit te kunnen oefenen. Zo vindt de rechter dat een trambestuurder de kosten voor het behalen van het verplichte trambewijs niet terug hoeft betalen. Voor het verkrijgen van de baan was alleen een rijbewijs A of B vereist en dus was er geen sprake van een startkwalificatie maar van verplichte scholing. Dit gold ook voor een advocaat-stagiaire die tijdens de verplichte drie jarige opleiding van haar werkgever werd ontslagen. Om aangenomen te worden als advocaat-stagiaire is het behaald hebben van de beroepsopleiding geen verplichting en dus is er geen sprake van een start-kwalificatie. Indien er wel een start-kwalificatie nodig is, zoals bijvoorbeeld een lesbevoegdheid in het onderwijs, mogen er wel afspraken worden gemaakt over terugbetaling van opleidingskosten. Vaak is dit in een CAO geregeld.

Maar indien het dus niet gaat om verplichte opleidings- of scholingskosten, dan kan een studiekostenbeding schriftelijk worden afgesproken tussen werkgever en werknemer. Wel moet het aan een aantal vereisten voldoen:

• Er moet duidelijk worden omschreven om welke kosten het gaat: loon, cursusgeld, studiemateriaal, reiskosten etc.
• Er moet een tijdspanne worden vastgesteld over tot welke termijn een werknemer de kosten moet terugbetalen en de terugbetalingsregeling moet evenredig in tijd zijn. Dus als er bijvoorbeeld een termijn van drie jaar is afgesproken, zou een kwijtschelding van de opleidingskosten met 1/36 deel per maand kunnen worden afgesproken.
• Indien het initiatief tot beëindiging volledig bij werkgever ligt en aan werknemer valt hiervan niets te verwijten, is het over het algemeen niet redelijk indien een werkgever de opleidingskosten terugvordert.
• Een werkgever mag scholingskosten of outplacementkosten die worden gemaakt nadat vaststaat of korte termijn daarna dat de werknemer zijn baan gaat verliezen, verrekenen met de transitievergoeding. Dit gebeurt in praktijk niet vaak.
• Een werknemer mag tijdens zijn diensttijd bij werkgever een nieuw studiekostenbeding weigeren. Het gaat dan immers om niet verplichte scholing. De werkgever is dan ook niet verplicht deze scholing aan te bieden. Ook hier is sprake van goed werkgeverschap en goed werknemerschap en geldt wiens belang groter is: dat van werkgever die er belang aan hecht dat de werknemer extra scholing volgt, of dat van de werknemer die graag vooruit wil met zijn carrière.
• Het komt niet vaak voor dat een werknemer ook salaris dient terug te betalen, wel kan het zijn dat een werkgever wel studiekosten vergoedt, maar dat de werknemer deze buiten werktijd moet volgen. Het gaat hier dan vaak om een opleiding die niet persé noodzakelijk is voor het uitoefenen van de functie maar die de werknemer wel in staat stelt om promotie te maken.
• Verrekening van de studiekosten met de eindafrekening na einde van de diensttijd is alleen toegestaan als het een bedrag overblijft ter hoogte van het minimumloon.

Kortom: alle verplichte scholingskosten dient een werkgever helemaal te vergoeden en een studiekostenbeding is voor deze kosten nietig. Voor andere scholingskosten is het wel toegestaan om een studiekostenbeding af te sluiten mits deze aan een aantal voorwaarden voldoet en niet onredelijk is.